案情简介：
某顾问单位要求出具80余封律师函，以协助进行货款催收。
经了解，此次催收的绝大部分为近5年积累的应收尾款，金额数千数万不等；另有约8笔已超诉讼时效、6笔证据不全，2笔付款条件明显不符合公司要求，21笔送货单、验收单没有客户签字；此外，销售人员对律师介入持慎重态度，主要是担心影响客户关系。
案情分析：
为什么会产生如此多的逾期应收款呢？在提供服务的过程中，本律师发现前任法律顾问已经替企业拟定了一份标准的买卖合同，这份合同从专业的角度上看基本没有什么问题；但深入了解，发现：
首先，标准合同在现实之中用的并不是很多。当前市场是买方市场，客户大多会要求卖方使用自己的格式合同，而不是卖方的合同；在这种现实下，法律顾问为企业拟定的格式合同难以发挥很好的作用。
其二，销售人员法律意识薄弱。由于业绩压力大、竞争激烈，为了拿下订单，销售人员通常在合同谈判和签订过程中对交易条件重视不够，大多持有“先签，等出了问题再解决”，而且企业也缺乏明确的交易底线。
其三，缺乏合同审批制度。在交易条件明显不利的时候，企业缺乏明确的审核和批准程序；导致部分合同在验收、收款方面比较被动。
其四，账款催收比较被动。账款催收往往是老板看到财务报表后，问一下，就催一下，没有一套有效的催款机制，而且销售部门和财务部门在催款方面严重脱节；因为担心影响客户关系、未收账款对自己利益影响不大等原因，销售人员催款的积极性并不高。
其五，缺乏完成的催收证据链。多笔应收款由于人事变动、文件保管不善等原因，连合同、发货单、验收单等都不找到，唯一的依据是企业内部的财务记录，从而严重影响后续的催收力度。
如果单纯从法律层面着手，只能解决当前的问题；而要有效预防和管理逾期账款的发生，必须对逾期账款产生的全过程进行管理，这就要求法律顾问必须基于企业现实需求，改进和完善相关管理和业务流程，以建立逾期账款催收的预防和自处理机制，从而加快应收账款周转，降低坏账比例。
解决方案：
首先，本律师跟财务提供的逾期应收款明细及合同等证据材料，对应收款进行初步分类如下：
|
金额 |
占比 |
账龄 |
占比 |
|
3000元以下 |
16% |
3个月以内 |
12% |
|
3000-5000元 |
28% |
6个月以内 |
28% |
|
5000-10000元 |
36% |
1年以内 |
41% |
|
10000-30000元 |
14% |
2年以内 |
11% |
|
30000元以上 |
6% |
3年以内 |
8% |
其次，根据实际情况，分别采取了以下措施：
（一）按照应收款不同情形，综合考虑管理和成本因素，确定了以下催收方案：
重要客户、缺乏证据、金额在1000元以下的，由业务员催收，两个月内未付款，由公司发出催款函，三个月内未回款的，考虑发律师函。
账龄在3个月以内的，由业务员催收；3-6个月内的，由财务部催收；6个月以上的发律师函。
客户信用不良、经营困难、后期无合作机会的，统一发律师函催款。
律师函不能解决问题的，迅速提起诉讼。
再次，根据企业实际，建立和优化了以下业务流程和制度：
1、建立客户信用查询制度，防止信用欺诈
要求新客户必须通过红盾、百度、登门拜访等进行资质、信用初步查询；
根据注册资本确定赊销额度。避免为注册资本10万的客户赊销额高到30余万元的现象再次发生。
2、改进合同管理流程，预防坏账产生
根据催收反应的情况，修订销售合同模板；
改进送货单、验收单，制定催款函格式；
确定价格、货期、验收、质保及付款条件底线；超出底限的，必须报批，未经批准的不得盖章、生产、发货。
建立合同审批、备案制度。
3、改进证据管理流程，确保证据完整
改进合同存档、发货单据保存、客户收货确认、验收单据签字和保存等制度。
4、建立催收流程，及时催收
根据客户重要性、客户信用、账龄等确立业务员非正式催收、财务书面催收、律师函催收、诉讼催收响应与协作机制；并确定四种催款方式的启动条件、责任人及转换机制。
5、完善业务员奖金制度，敦促业务员积极催收
强化销售回款与业务员奖金发放之间的关系，敦促业务员关注客户信用，加大货款催收力度。
